ทำข้อสอบวัดระดับความรู้ เรื่อง งานสารบรรณและเทคนิคการเขียนหนังสือราชการ เพื่อรับเกียรติบัตรออนไลน์ ผ่าน Google Form
สวัสดีครับ วันนี้ผมขอนำกิจกรรมการทำข้อสอบวัดระดับความรู้ เรื่อง งานสารบรรณและเทคนิคการเขียนหนังสือราชการ เพื่อรับเกียรติบัตรออนไลน์ ผ่าน Google Form โดยเมื่อท่านได้ทำแบบทดสอบผ่านเกณฑ์ที่ทางผู้จัดกิจกรรมได้กำหนดไว้ ท่านจะได้รับเกียรติบัตรเป็นไฟล์ PDF ดังภาพตัวอย่างที่ได้ทางผมได้นำมาแสดงให้ดูไว้ผ่านทาง Email ที่ท่านได้ลงทะเบียนไว้ตอนทำแบบทดสอบครับ สามารถทำแบบทดสอบได้ที่ปุ่มทำแบบทดสอบด้านล่างเลยครับ
เวลาพูดถึง “งานสารบรรณ” หลายคนอาจนึกถึงงานเอกสารที่ดูยุ่งยาก แต่จริง ๆ แล้วมันคือหัวใจสำคัญของการทำงานราชการเลยนะ เพราะทุกอย่างตั้งแต่การรับหนังสือ ส่งหนังสือ เก็บรักษา ไปจนถึงทำลายเอกสาร ล้วนเป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างเป็นระบบทั้งหมด ซึ่งตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 เขาก็อธิบายไว้ชัดเจนว่า งานสารบรรณคือการบริหารงานเอกสารตั้งแต่ต้นน้ำยันปลายน้ำแบบครบวงจร ดังนั้นคำตอบที่ถูกต้องที่สุดก็คือ งานเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารตั้งแต่จัดทำจนถึงทำลาย นั่นเอง
พอเข้าใจภาพรวมแล้ว น้อง ๆ จะเห็นเลยว่างานสารบรรณมีความสำคัญมาก เพราะมันเป็นหลักฐานของทางราชการ ใช้อ้างอิงได้ ใช้สื่อสารได้ และช่วยให้การบริหารงานเป็นระบบ แต่สิ่งที่ไม่ใช่ความสำคัญของงานสารบรรณแน่ ๆ คือเรื่องการเมือง เพราะงานสารบรรณไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อใช้เป็นเครื่องมือทางการเมืองแต่อย่างใด
ทีนี้มาดูเรื่อง “หนังสือราชการ” กันบ้าง หลายคนอาจยังจำสับสนว่ามีกี่ชนิดกันแน่ ตามระเบียบฯ เขากำหนดไว้ทั้งหมด 7 ชนิด ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่หนังสือภายนอก ภายใน ประทับตรา สั่งการ ประชาสัมพันธ์ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น และบทเบ็ดเตล็ด แต่ละชนิดก็มีหน้าที่ต่างกัน เช่น ถ้าติดต่อกับบุคคลภายนอก ต้องใช้ หนังสือภายนอก ส่วนถ้าติดต่อกันภายในกระทรวงหรือจังหวัดเดียวกัน ก็ใช้ หนังสือภายใน แทน
สำหรับหนังสือประทับตรา หลายคนอาจสงสัยว่าใช้เมื่อไหร่ คำตอบคือใช้ในเรื่องที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ เช่น การตอบรับทราบทั่วไป เพราะหัวหน้าส่วนราชการไม่จำเป็นต้องลงนามเองทุกเรื่อง จึงใช้ตราประทับแทนได้
ในกลุ่มหนังสือสั่งการ ก็มีทั้งคำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ แต่สิ่งที่ไม่ใช่หนังสือสั่งการคือ “ประกาศ” เพราะประกาศถูกจัดอยู่ในกลุ่มหนังสือประชาสัมพันธ์ ซึ่งมีหน้าที่เผยแพร่ข้อมูลให้ประชาชนทราบ ดังนั้นถ้าต้องการสื่อสารให้คนทั่วไปเข้าใจ ก็ต้องใช้ หนังสือประชาสัมพันธ์ นั่นเอง
พูดถึงเอกสารที่หลายคนคุ้นเคยอย่าง “รายงานการประชุม” จุดประสงค์ของมันคือการบันทึกความคิดเห็นและมติที่ประชุม เพื่อใช้เป็นหลักฐาน ไม่ใช่ใช้แทนคำสั่งหรือประชาสัมพันธ์แต่อย่างใด
ในงานสารบรรณยังมีเรื่องความเร่งด่วนของหนังสือด้วย ซึ่งระดับที่ต้องรีบที่สุดคือ ด่วนที่สุด ส่วนเรื่องความลับ ระดับที่ห้ามเปิดเผยเด็ดขาดเพราะจะก่อให้เกิดความเสียหายร้ายแรงที่สุดคือ ลับที่สุด
ด้านการเก็บรักษาเอกสาร หนังสือทั่วไปต้องเก็บอย่างน้อย 7 ปี ส่วนหนังสือธรรมดาสามัญที่ไม่สำคัญมาก เก็บอย่างน้อย 1 ปี ก็เพียงพอแล้ว และที่สำคัญคือ หนังสือราชการไม่สามารถให้บุคคลภายนอกยืมได้ ยกเว้นให้ดูหรือคัดลอกเท่านั้น เพื่อป้องกันการสูญหายหรือถูกนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์
ในส่วนของรูปแบบเอกสาร กระดาษตราครุฑจะใช้กระดาษขนาด เอ 4 และถ้าต้องส่งเอกสารแบบพับ 3 ทบ ก็จะใช้ซองขนาดซี 6 แต่ถ้าต้องการส่งโดยไม่ต้องพับเลย ต้องใช้ซองขนาด ซี 4 ส่วนตรารับหนังสือที่ประทับบนเอกสารราชการนั้นมีขนาดมาตรฐานคือ 2.5 × 5 เซนติเมตร และตราครุฑที่ใช้ในแบบพิมพ์ก็มีทั้งหมด 2 ขนาด ตามมาตรฐานที่กำหนดไว้
สุดท้าย กระดาษเอ 4 ที่ใช้กันทั่วไปมีขนาด 210 × 297 มิลลิเมตร ซึ่งเป็นมาตรฐานสากลที่ใช้ทั้งในราชการและเอกชน
ทั้งหมดนี้คือภาพรวมของงานสารบรรณที่น้อง ๆ ควรรู้ หากเข้าใจหลักการเหล่านี้ การทำงานเอกสารราชการก็จะง่ายขึ้นเยอะเลย ไม่ว่าจะเป็นการเขียนหนังสือ การจัดเก็บ หรือการสื่อสารระหว่างหน่วยงาน เพราะทุกอย่างมีมาตรฐานชัดเจนและตรวจสอบได้เสมอ
แหล่งข้อมูล: ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526, สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
เรียบเรียงโดย quizeducate.com
คำแนะนำ! ก่อนเริ่มทำแบบทดสอบ
หวังว่าเรื่องราวที่นำมาฝากในวันนี้จะเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาทักษะของทุกคนนะครับ สำหรับใครที่อยากต่อยอดความรู้ให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น บนเว็บไซต์ของพี่แอดมินยังมี เกียรติบัตรออนไลน์ และคลัง ข้อสอบออนไลน์ อีกมากมายที่คัดสรรมาจาก มหาวิทยาลัย และหน่วยงานที่น่าเชื่อถือ ไม่ว่าจะเป็นการ ทำข้อสอบ เพื่อ วัดระดับ ความรู้ในรายวิชาคณิตศาสตร์ ภาษาจีน หรือการ สอบวัดระดับอังกฤษ โดยเฉพาะ ข้อสอบวัดระดับภาษาอังกฤษ CEFR ที่น้อง ๆ สามารถเลือก ทดสอบ CEFR ออนไลน์ เพื่อประเมินทักษะของตนเองผ่าน ข้อสอบวัดระดับภาษาอังกฤษพร้อมเฉลย ที่ครอบคลุมตั้งแต่ระดับ ม.ปลาย ไปจนถึงมหาวิทยาลัยเลยครับ
นอกจากนี้ สำหรับเพื่อน ๆ ที่มองหาช่องทางอัปเกรดโปรไฟล์ พี่แอดมินได้รวบรวมคอร์ส E-learning สำหรับการ อบรมออนไลน์ ที่เปิดให้ อบรมฟรีได้เกียรติบัตร ทั้งในด้านความรู้คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยี AI ที่กำลังมาแรง รวมถึงยังมี แบบฝึกหัดภาษาอังกฤษ และตัวช่วยอย่าง เท็มเพลตหน้าปก Portfolio หรือ หน้าปกรายงาน สวย ๆ ไว้ให้น้อง ๆ ม.ปลาย ได้ดาวน์โหลดไปใช้ประกอบการยื่นพอร์ตฯ TCAS หรือสมัครเรียนต่อได้อย่างมืออาชีพ
สาระน่ารู้และ เกียรติบัตรออนไลน์ เหล่านี้ พี่แอดมินตั้งใจอัปเดตข้อมูลใหม่ ๆ จากทั้ง กศน. และหน่วยงานรัฐต่าง ๆ เข้ามาทุกวันเพื่อให้ทันต่อเหตุการณ์เสมอ โดยทุกคนสามารถเลือกเข้าชมได้ง่าย ๆ ผ่านแถบเมนูด้านบน หรือมุมซ้ายบนสำหรับผู้ใช้งานผ่านโทรศัพท์มือถือครับ สุดท้ายนี้ขอขอบคุณน้อง ๆ ทุกคนที่ติดตามบทความของพี่แอดมินเสมอมา หากมีข้อแนะนำหรือคำถามใด ๆ สามารถแจ้งพี่แอดมินได้ทันที หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่: ศูนย์รวมเกียรติบัตรออนไลน์ และแบบทดสอบออนไลน์ฟรี ครับ
