ทำข้อสอบวัดระดับความรู้ เรื่อง งานสารบรรณและเทคนิคการเขียนหนังสือราชการ เพื่อรับเกียรติบัตรออนไลน์ ผ่าน Google Form
สวัสดีครับ วันนี้ผมขอนำกิจกรรมการทำข้อสอบวัดระดับความรู้ เรื่อง งานสารบรรณและเทคนิคการเขียนหนังสือราชการ เพื่อรับเกียรติบัตรออนไลน์ ผ่าน Google Form โดยเมื่อท่านได้ทำแบบทดสอบผ่านเกณฑ์ที่ทางผู้จัดกิจกรรมได้กำหนดไว้ ท่านจะได้รับเกียรติบัตรเป็นไฟล์ PDF ดังภาพตัวอย่างที่ได้ทางผมได้นำมาแสดงให้ดูไว้ผ่านทาง Email ที่ท่านได้ลงทะเบียนไว้ตอนทำแบบทดสอบครับ สามารถทำแบบทดสอบได้ที่ปุ่มทำแบบทดสอบด้านล่างเลยครับ
การทำความเข้าใจระเบียบงานสารบรรณช่วยเพิ่มความถูกต้องแม่นยำในการปฏิบัติงานเอกสารของทุกองค์กร ความรู้ชุดนี้ส่งผลดีต่อการศึกษาวิชาการบริหารงานภาครัฐ กฎหมายปกครอง และวิทยาการจัดการ ช่วยให้น้องๆ เชื่อมโยงทฤษฎีภาคบริหารสู่การฝึกฝนทักษะวิชาชีพจริงได้อย่างมีระบบ พี่แอดมินตั้งใจรวบรวมข้อมูลชุดนี้เพื่อให้น้องๆ ใช้ทบทวนเนื้อหาและทำแบบทดสอบได้ง่ายขึ้น พร้อมรับความรู้เชิงลึกที่สอดคล้องกับมาตรฐานการทำงานจริงในส่วนราชการ
กระบวนการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพช่วยหนุนเสริมความน่าเชื่อถือให้องค์กร ซึ่งการเรียนรู้โครงสร้างของเอกสารราชการที่ถูกต้องจะช่วยลดความผิดพลาดในการสื่อสาร พี่แอดมินสรุปเนื้อหาสำคัญจากระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ เพื่อเสริมสร้างความเข้าใจแบบเจาะลึกผ่านหลักการและตัวอย่างที่นำไปใช้ประโยชน์ได้ทันที
- การบริหารงานเอกสารตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนถึงขั้นตอนสุดท้ายคือ นิยามของ งานสารบรรณ เนื่องจากหลักการจัดการเอกสารภาครัฐครอบคลุมวงจรชีวิตของเอกสารทั้งหมด ตั้งแต่การผลิต การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ตัวอย่างเช่น การที่หน่วยงานบันทึกข้อความรับเข้า ตรวจติดตามเรื่อง และทำลายเอกสารเมื่อครบอายุการเก็บรักษา ล้วนอยู่ในขอบข่ายนี้
- การขับเคลื่อนกลไกการบริหารไม่ใช่ เครื่องมือทางการเมือง เนื่องจากงานสารบรรณทำหน้าที่เป็นหลักฐานทางกฎหมาย เครื่องมือในการบริหารงาน และหน่วยความจำขององค์กรเพื่อความต่อเนื่องในการปฏิบัติราชการ ตัวอย่างเช่น หนังสือเวียนแจ้งแนวปฏิบัติเรียนออนไลน์ในช่วงวิกฤตสุขภาพ เป็นเครื่องมือบริหารจัดการศึกษา ไม่ใช่เครื่องมือทางการเมือง
- โครงสร้างเอกสารของรัฐแบ่งออกเป็น 6 ชนิด ตามหลักการจำแนกประเภทหนังสือราชการเพื่อความสะดวกในการควบคุมและใช้งาน ประกอบด้วย หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน ตัวอย่างเช่น บันทึกข้อความและประกาศสถาบันการศึกษาจัดอยู่ในกลุ่มชนิดที่ต่างกันตามโครงสร้างนี้
- เอกสารติดต่อข้ามหน่วยงานหรือติดต่อเอกชนคือ หนังสือภายนอก ตามหลักการสื่อสารที่เป็นทางการขั้นสูงสุดระหว่างส่วนราชการด้วยกัน หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานเอกชนและบุคคลภายนอก ตัวอย่างเช่น หนังสือจากมหาวิทยาลัยแจ้งเชิญวิทยากรจากบริษัทเอกชนมาบรรยายพิเศษ ต้องใช้กระดาษตราครุฑรูปแบบหนังสือภายนอก
- การสื่อสารในหน่วยงานระดับเดียวกันหรือสายงานเดียวกันคือ หนังสือภายใน ตามหลักการลดขั้นตอนเชิงพิธีการเพื่อความรวดเร็ว โดยใช้กระดาษบันทึกข้อความแทนกระดาษตราครุฑเต็มรูปแบบ ตัวอย่างเช่น คณะวิศวกรรมศาสตร์ส่งข้อความถึงคณะวิทยาศาสตร์ในมหาวิทยาลัยเดียวกันเพื่อขอใช้ห้องประชุม
- เอกสารที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญและเป็นการดำเนินการประจำคือ กรณีที่ใช้ หนังสือประทับตรา ตามหลักการบริหารราชการแคล่วคล่องสำหรับเรื่องเด่นชัดที่ไม่ต้องใช้ลงชื่อหัวหน้าส่วนราชการ เช่น การขอรับสิ่งของ การส่งสำเนาสิ่งพิมพ์ หรือการเตือนเรื่องที่ค้าง ตัวอย่างเช่น ห้องสมุดส่งหนังสือประทับตราแจ้งเตือนคณะวิชาให้ส่งคืนหนังสือที่ยืมไปตามกำหนด
- เอกสารประเภท ประกาศ ไม่จัดอยู่ในกลุ่มหนังสือสั่งการ เนื่องจากทฤษฎีการใช้อำนาจปกครองแบ่งหนังสือสั่งการไว้ 3 ชนิดเท่านั้นคือ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ ส่วนประกาศจัดอยู่ในหมวดหนังสือประชาสัมพันธ์ ตัวอย่างเช่น ผู้ว่าราชการจังหวัดออกคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการจัดงานประจำปี ถือเป็นหนังสือสั่งการที่มีผลบังคับใช้โดยตรง
- การกระจายข้อมูลข่าวสารให้บุคคลทั่วไปรับรู้คือ หน้าที่ของ หนังสือประชาสัมพันธ์ ตามหลักการสร้างความโปร่งใสและการรับรู้ร่วมกันในสังคม ประกอบด้วย ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ตัวอย่างเช่น การเผยแพร่ประกาศผลการคัดเลือกนักเรียนทุนผ่านป้ายประกาศและเว็บไซต์ของโรงเรียน
- การจดบันทึกความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมและความมติของที่ประชุมคือ วัตถุประสงค์ของ รายงานการประชุม ตามหลักการบันทึกถ้อยคำและข้อสรุปเพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงและเป็นแนวทางปฏิบัติงานต่อไป ตัวอย่างเช่น คณะกรรมการสภานักเรียนใชรายงานการประชุมครั้งก่อนเพื่อติดตามความคืบหน้าการจัดกิจกรรมกีฬาสี
- เอกสารที่หน่วยงานต้องรีบดำเนินการทันทีคือ ด่วนที่สุด ตามหลักการจัดลำดับความเร่งด่วนของหนังสือราชการที่มี 3 ชั้น โดยด่วนที่สุดหมายถึงให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือ ตัวอย่างเช่น หนังสือสั่งการให้โรงเรียนปิดเรียนชั่วคราวเนื่องจากภัยพิบัติน้ำท่วม จะระบุตัวอักษรสีแดงว่า ด่วนที่สุด
- ชั้นความลับที่สร้างความเสียหายต่อรัฐร้ายแรงที่สุดหากรั่วไหลคือ ลับที่สุด ตามหลักเกณฑ์การรักษาความปลอดภัยแห่งชาติเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งแบ่งชั้นความลับตามระดับความเสียหาย ตัวอย่างเช่น ข้อมูลแผนยุทธศาสตร์ความมั่นคงชายแดนขั้นสูงสุดจัดเป็นชั้นลับที่สุด
- ระยะเวลามาตรฐานในการจัดเก็บเอกสารราชการคือ 10 ปี ตามหลักการคงอยู่ของหลักฐานเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบย้อนหลังทางกฎหมายและการเงิน ตัวอย่างเช่น สัญญาจัดซื้อจัดจ้างคอมพิวเตอร์ของโรงเรียนต้องเก็บรักษาไว้ในห้องทะเบียนไม่น้อยกว่าสิบปีนับจากสิ้นสุดสัญญา
- เอกสารเรื่องทั่วไปที่ไม่มีความสำคัญระยะยาวเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 1 ปี ตามหลักการผ่อนปรนเพื่อลดความแออัดของคลังเก็บเอกสาร สำหรับหนังสือที่มีลักษณะเป็นเรื่องธรรมดาสามัญและได้ปฏิบัติสายงานเสร็จสิ้นแล้ว ตัวอย่างเช่น หนังสือขอความอนุเคราะห์จอดรถรับส่งนักเรียนชั่วคราวเมื่อปีที่แล้ว
- การจัดการเอกสารกับบุคคลภายนอกหน่วยงานกระทำมิได้ ยกเว้นให้ดูหรือคัดลอก ตามหลักการรักษาความปลอดภัยของทางราชการ ห้ามนำเอกสารตัวจริงออกนอกสถานที่ราชการ เว้นแต่ได้รับอนุญาตให้สำเนาหรือนั่งอ่านในพื้นที่ที่จัดไว้ ตัวอย่างเช่น นักวิจัยมาขอข้อมูลสถิติประชากร สามารถคัดลอกข้อมูลได้แต่ไม่มีสิทธิ์ยืมเล่มทะเบียนจริงกลับบ้าน
- ขนาดมาตรฐานของตรายางลงทะเบียนรับคือ 2.5 x 5 ซม. ตามหลักการควบคุมสัดส่วนเครื่องมือเครื่องใช้ในงานสารบรรณให้เป็นสากลและเป็นระเบียบเรียบร้อย ตัวอย่างเช่น ช่องตรายางรับหนังสือของทุกคณะวิชาจะมีช่องเลขรับ วันที่ และเวลา ในขนาดสี่เหลี่ยมผืนผ้าเท่ากันทั้งหมด
- เอกสารราชการส่วนใหญ่ใช้ เอ 4 ตามหลักการกำหนดมาตรฐานกระดาษสากลเพื่อความสะดวกในการจัดเก็บเข้าแฟ้มและการจัดพิมพ์ ตัวอย่างเช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายใน และรายงานการประชุม ล้วนใช้กระดาษขนาดนี้เป็นหลัก
- การจัดส่งหนังสือด้วยซองขนาดซี 6 ต้องทำโดย พับ 4 ตามสัดส่วนเรขาคณิตของการพับกระดาษเอ 4 ให้ลงตัวกับขนาดซองขนาดเล็กโดยไม่ทำให้เอกสารยับเสียหาย ตัวอย่างเช่น การส่งหนังสือแจ้งยอดค้างชำระค่าธรรมเนียมขนาดเล็กไปตามบ้านเรือน
- ตราสัญลักษณ์ราชการสำหรับแบบพิมพ์มี 2 ขนาด ตามหลักการออกแบบเครื่องหมายราชการที่เหมาะสมกับพื้นที่ใช้งาน คือ ขนาดใหญ่สูง 3 เซนติเมตรสำหรับหัวกระดาษตราครุฑ และขนาดเล็กสูง 1.5 เซนติเมตรสำหรับหนังสือประทับตราหรือพื้นที่จำกัด ตัวอย่างเช่น บันทึกข้อความส่วนหัวจะใช้ครุฑขนาด 1.5 เซนติเมตร
- มิติของกระดาษมาตรฐานเอ 4 คือ 210 x 297 มม. ตามมาตรฐานอุตสาหกรรมสากล ISO 216 ที่ระบบเครื่องพิมพ์และอุปกรณ์สำนักงานทั่วโลกใช้เป็นค่าพื้นฐาน ตัวอย่างเช่น การตั้งค่าหน้ากระดาษในโปรแกรมพิมพ์งานเพื่อส่งเอกสารราชการต้องเลือกขนาดนี้เสมอ
- การส่งเอกสารโดยไม่ต้องการให้มีรอยพับต้องใช้ซอง ซี 4 ตามหลักเกณฑ์การจับคู่ขนาดซองและกระดาษ ซึ่งซองซี 4 จะใหญ่กว่ากระดาษเอ 4 เล็กน้อย ทำให้ใส่เอกสารหนาๆ หรือหนังสือสำคัญได้โดยตรง ตัวอย่างเช่น การส่งใบประกาศนียบัตรหรือหนังสือแต่งตั้งฉบับจริง
แหล่งข้อมูล: ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ, สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี, สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน, กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น, สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน
เนื้อหานี้เป็นการสรุปและวิเคราะห์เพื่อเป็นแนวทางในการเรียนรู้ น้องๆ ควรศึกษาเพิ่มเติมและตรวจสอบกับบทความอย่างเป็นทางการของหน่วยงานผู้จัดสอบอีกครั้งเพื่อความถูกต้องสมบูรณ์ที่สุด
เรียบเรียงโดย quizeducate.com
คำแนะนำ! ก่อนเริ่มทำแบบทดสอบ
คลิกเพื่อคำนวณสัดส่วนคะแนน
ป้อนคะแนนเพื่อตรวจสอบเปอร์เซ็นต์ตามสูตร: (คะแนนที่ได้ ÷ คะแนนเต็ม) × 100
หวังว่าเรื่องราวที่นำมาฝากในวันนี้จะเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาทักษะของทุกคนนะครับ สำหรับใครที่อยากต่อยอดความรู้ให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น บนเว็บไซต์ของพี่แอดมินยังมี เกียรติบัตรออนไลน์ และคลัง ข้อสอบออนไลน์ อีกมากมายที่คัดสรรมาจาก มหาวิทยาลัย และหน่วยงานที่น่าเชื่อถือ ไม่ว่าจะเป็นการ ทำข้อสอบ เพื่อ วัดระดับ ความรู้ในรายวิชาคณิตศาสตร์ ภาษาจีน หรือการ สอบวัดระดับอังกฤษ โดยเฉพาะ ข้อสอบวัดระดับภาษาอังกฤษ CEFR ที่น้อง ๆ สามารถเลือก ทดสอบ CEFR ออนไลน์ เพื่อประเมินทักษะของตนเองผ่าน ข้อสอบวัดระดับภาษาอังกฤษพร้อมเฉลย ที่ครอบคลุมตั้งแต่ระดับ ม.ปลาย ไปจนถึงมหาวิทยาลัยเลยครับ
นอกจากนี้ สำหรับเพื่อน ๆ ที่มองหาช่องทางอัปเกรดโปรไฟล์ พี่แอดมินได้รวบรวมคอร์ส E-learning สำหรับการ อบรมออนไลน์ ที่เปิดให้ อบรมฟรีได้เกียรติบัตร ทั้งในด้านความรู้คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยี AI ที่กำลังมาแรง รวมถึงยังมี แบบฝึกหัดภาษาอังกฤษ และตัวช่วยอย่าง เท็มเพลตหน้าปก Portfolio หรือ หน้าปกรายงาน สวย ๆ ไว้ให้น้อง ๆ ม.ปลาย ได้ดาวน์โหลดไปใช้ประกอบการยื่นพอร์ตฯ TCAS หรือสมัครเรียนต่อได้อย่างมืออาชีพ
สาระน่ารู้และ เกียรติบัตรออนไลน์ เหล่านี้ พี่แอดมินตั้งใจอัปเดตข้อมูลใหม่ ๆ จากทั้ง กศน. และหน่วยงานรัฐต่าง ๆ เข้ามาทุกวันเพื่อให้ทันต่อเหตุการณ์เสมอ โดยทุกคนสามารถเลือกเข้าชมได้ง่าย ๆ ผ่านแถบเมนูด้านบน หรือมุมซ้ายบนสำหรับผู้ใช้งานผ่านโทรศัพท์มือถือครับ สุดท้ายนี้ขอขอบคุณน้อง ๆ ทุกคนที่ติดตามบทความของพี่แอดมินเสมอมา หากมีข้อแนะนำหรือคำถามใด ๆ สามารถแจ้งพี่แอดมินได้ทันที หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่: ศูนย์รวมเกียรติบัตรออนไลน์ และแบบทดสอบออนไลน์ฟรี ครับ
